E-papír – a hivatali ügyintézés legjobb módja, csak idő kell, míg kiismerjük

Sima e-mail helyett a legtöbb hivatal ma már csak e-papíron fogad be beadványokat, csak így lehet elindítani ügyintézéseket. Egyre jobban elterjed, mégis keveset tudunk a közigazgatásnak erről az egyre általánosabb ügyintézési módjáról. Pedig használata egyszerű, kényelmes, idő- és költségtakarékos. Van pár bosszantó tulajdonsága is, de kis odafigyeléssel könnyebbé teszi az ügyintézést.

Elmúlt már az az idő, amikor minden hatósági ügyintézéshez be kellett fáradnunk az önkormányzathoz vagy az adóhivatalba, hogy személyesen adjuk be a kitöltött űrlapot az ügyintézőnek. A postára sem kell elmennünk, hogy tértivevényes levélben küldjük el a különböző kérvényeket kézzel kitöltve, gondosan aláírva. A hagyományos ügyintézési módokat egyre több területen váltja fel az e-papír. Ma még sokaknak ismeretlen, holott szinte minden ügytípusnál ez ma az elvárt, a leggyorsabb és a legkényelmesebb hatósági ügyintézési eszköz. 

Mi az e-papír?

Az e-papír a teljes közigazgatási rendszer eszköze az elektronikus ügyintézésre. Olyan ügyintézésekhez használjuk, ahol nincs saját nyomtatvány – például az adóügyek szinte mindegyikéhez saját nyomtatványt kell használni, ezeknek kötött a formájuk. E-papíron levelet írhatunk, vagy olyan kérvényeket, beadványokat adhatunk be, amiket korábban levélben küldhettünk el a hivatalnak. 

Használata olyan, mintha egy sima levelet, e-mailt írnánk. Két tulajdonságával lesz több egy sima elektronikus levélnél:

– egyrészt azonosítja és hitelesíti a feladót, ebből a szempontból olyan, mint egy hitelesített e-mail, másrészt pedig

– elküldés előtt ki kell választanunk a címzett hatóságot, ügytípust, ügyet, hogy az üzenet pontosan az ezzel foglalkozó ügyintéző számítógépére kerülhessen. 

Az e-papír tehát olyan e-mail, ahol nem kell tudnunk sem az ügyintéző, sem a hivatal saját e-mail címét. Megjelöljük a címzett hatóságot, hivatalt, kiválasztjuk az ügyet, s attól kezdve már nem a mi dolgunk, hogy melyik ügyintézőnek továbbítja a rendszer az üzenetet. Igaz, ez is lehetőséget ad néhány hibára. Ha rosszul választjuk ki mondjuk a címzett önkormányzat nevét a listából, akkor az üzenetünk soha nem ér célba. Hiába erősködünk, hogy feladtuk a kérvényt vagy más üzenetet, az végleg el fog veszni a hivatalok labirintusában. 

Az elintézhető ügyek rendkívül széles választéka egy kicsit csapda is. Nincs semmiféle súlyozás, minden ügytípus, ami csak ezen a módon elintézhető, egyszerre kerül elénk. Holott vannak ügyek, amiket naponta sok-sok ügyfél akar elindítani, s egészen biztosan van számos olyan ügytípus is, amiből évente ha kettő kerül az ügyintézők elé. Mégis ott vannak a listában, kerülgetni kell őket, ha el akarunk jutni a minket érdeklő témakörökhöz. Olyan ez, mint egy hatalmas fiók, amiből naponta többször ugyanazt az egy ollót akarjuk kivenni. Csakhogy az olló mindig visszakerül a fiók legaljára, s ha hozzá akarunk férni, egyesével ki kell pakolni mindent, a gyerekkori gombfoci-gyűjteménytől kezdve az „egyszer még jó lesz valamire“ típusú kacatokig. Pont ilyen élmény az e-papír használata.  

Hogyan használjuk az e-papírt?

Minden e-papíros ügyintézést egy központi oldalon, az epapir.gov.hu internetcímen kell kezdenünk. Az első lépés az azonosítás lesz, ami az ügyfélkapus bejelentkezést jelenti. Bejelentkezés után a program visszavisz az e-papír oldalára, ahol folytathatjuk az ügyintézést. 

Belépve az e-papír oldalra, az „Új levél írása“ menüpontban találjuk magunkat. Ez nem baj, hiszen ez a lényeg: valamilyen hatóságnak, hivatalnak akarunk levelet küldeni. 

Az oldal felső kétharmadát saját személyes adataink töltik ki, alatta találjuk viszont a most legfontosabb mezőket, ahol a címzettet és az ügyet tudjuk kiválasztani. Újra csak emlékeztetnénk arra, hogy ha itt rosszul választunk, akkor az elindított aktát soha nem kapja meg a címzett. 

Először a  témacsoportot kell kiválasztanunk. Már itt elvérezhet az ügyintézés, mert például a rendszer megkülönbözteti az „Adóügy (NAV)“ és „Adóügy (PM)“ témacsoportot. Itt kell például kiválasztanunk, ha az építőipari kivitelezői nyilvántartással kapcsolatban szeretnénk valamilyen ügyet elintézni. Témacsoportként válasszuk ekkor azt, hogy „Építőipari kivitelezői nyilvántartásba vételt érintő kérdések“. 

Ezt követően az „Ügytípus“ menüpontban megjelennek a témacsoporthoz tartozó témák. A kiválasztott csoporthoz például nem tartozik más, mint a nyilvántartásba vétellel kapcsolatos kérdés. Témacsoportot egyébként nem kötelező választani, csakhogy ekkor a témák teljes, talán több ezres jegyzékéből kell kiválasztani a számunkra fontos ügy megnevezését. Működik az a módszer is, hogy elkezdünk gépelni egy jellemző szót az elintézendő ügyből, s megvárjuk, míg a rendszer feldobja a hozzá tartozó témákat. Az „építési“ szóra például azt jeleníti meg, hogy Építési ügyek“, vagy „Településképi és városépítési ügyek“. Ha csak az „építés“ szót írjuk be „i“ nélkül, akkor már 11 témát kapunk, köztük az állami főépítészi feladatok intézésétől az építésfelügyeleti feladatokon keresztül az építészkamarai továbbképzésig. Gondos odafigyelést kíván tehát a megfelelő ügytípus kiválasztása – s ebben az e-papír nem könnyíti meg a dolgunkat. 

A következő lépés a címzett kiválasztása. Ez még az előzőnél is nagyobb pontosságot követel. Ha hibásan adjuk meg a címzettet, akkor az ügy nem jut el a megfelelő hivatalhoz. Pontos megnevezés kell, nem elég a nagyjából azonos cím. Például Baktalórántháza esetén van Baktalórántháza város önkormányzata, Baktalórántházai Járási Hivatal és külön Baktalórántházai Járási Hivatal Foglalkoztatási Osztály is. Egy nagyváros esetén még több címzett közül kell választanunk: például Veszprém városban 18 különböző helyre küldhetjük az iratot a helyi büntetés-végrehajtási intézettől a vadászkamarán át az önkormányzatig. 

Sok száz választási lehetőség között kell tehát átvergődnünk, tömegével kerülve ki az olyan ügytípusokat, melyeknek a lényegéről fogalmunk sincs. Ebben a káoszban kell megtalálni azt az egyet, amire szükségünk van. Nem lehetetlen, de odafigyelést igénylő feladat. 

Tipp: fordítsuk meg a kiválasztás sorrendjét. Válasszuk ki előbb a címzettet, ezt követően menjünk vissza a témákhoz. Ebben az esetben ugyanis már csak azokat a témákat varázsolja elő a rendszer, melyeket annál a címzettnél kezelhetünk, s a mérnöki kamarai ügyintézéshez biztosan nem dobja fel a fegyvertartási engedéllyel kapcsolatos kérdéseket.

Amikor az ügy és a címzett kiválasztásán átjutottunk, akkor már viszonylag egyszerű a dolgunk: írni kell egy sima levelet a problémával. Ha iratokat kell csatolni, azt a levél megszövegezése után megtehetjük. Jó előre tájékozódni, hogy a kiválasztott ügyhöz milyen iratokat, csatolt dokumentumokat kell beadni. Nem baj, ha ezeket nem töltjük fel mind elsőre. Ilyen esetben hiánypótlásra szólítanak fel, de legtöbbször erre csak egyszer van lehetőség. A felszólításban pedig már ott lesz a pontos lista, hogy mit kell csatolni, ez alapján össze tudjuk szedni az anyagokat.

A feltöltött dokumentumok kezelésénél a törlés és letöltés mellett láthatunk egy olyan kapcsolót is, hogy „hitelesítés“. Ezt azt jelenti, mintha aláírnánk a papírt. A rendszer elektronikusan hitelesíti a feltöltött anyagot. Ez a későbbiekben, az ügyintézés során azt igazolja, hogy a feltöltéskori állapothoz képest nem történt semmilyen változás az iraton. 

Fontos lépés, hogy a levél véglegesítése után, de még az elküldés előtt mindenképpen mentsük el a megírt szöveget! Ellenkező esetben nekünk nem marad belőle másolat, nem tudjuk később sem ellenőrizni, hogy mit is küldtünk el valójában. 

Elküldés után a levélről kapunk egy visszaigazolást az ügyfélkapus elektronikus tárhelyre. Ha pedig a hatóság válaszol, akkor az ugyancsak ide, a tárhelyre fog megérkezni. 

Összességében azt gondoljuk, hogy az e-papír használata sokkal egyszerűbb, gördülékenyebb ügyintézést tesz lehetővé, mintha postai leveleket írnánk, vagy személyesen keresnénk fel a hivatali ügyintézőket. A sima e-mail nem versenytárs, azt hivatali ügyintézéshez nem is használhatjuk, a legtöbb helyen nem fogadják el. Az e-papír használata nem mindig egyszerű, de megszokható. Néhány ügy elindítása után már ki fogjuk ismerni a logikáját és rájövünk, hogy semmi nem egyszerűbb a saját irodából történő ügyintézésnél.

Nagy Csaba