Kell-e a céges autóhoz menetlevél?

Olvasónk két kisteherautót is használ cége működéséhez. Állandó sofőrje nincs, a vállalkozás több tagja is be-beül a kormány mögé. A könyvelő azt tanácsolja, hogy a cégvezető írja elő a menetlevél vezetését, és követelje meg minden munkatárstól a pontos kitöltését. Tényleg kötelező a menetlevél, nem lehet a digitális nyilvántartások korában elszakadni a papír alapú nyilvántartás vezetésétől?

A menetlevél vezetése régi kérdés, sokan megszokásból megkövetelik a vezetését. Pedig sok éve már, hogy korábbi formájában nincs szükség erre a nyilvántartásra.

A menetlevél általános használata egészen 2008-ig kötelező volt. Addig minden teherautó mozgásáról menetlevelet kellett vezetni. A szabályok csak 2008-ban tették lehetővé, hogy legalább a magánhasználatú járművek kikerüljenek a kötelezettség alól. A 7,5 tonna alatti céges autók pedig csak 2014-ben szabadultak ki ebből az előírásból. Így ma még jócskán vannak olyan cégvezetők, vagy a céges adminisztrációt irányító munkatársak, akik ezt szokták meg, s ezt várják el ma is. 

Bármennyire is beleivódott a menetlevél vezetése a szokásainkba, ma nincs rá szükség. Az erről szóló jogszabály, a 261/2011 kormányrendelet két esetben teszi kötelezővé a menetlevél használatát:

• saját számlás szállítás esetén, ha 7,5 tonna össztömeg feletti autóval szállítunk és
• a buszosoknak kell autóbusz menetlevelet vezetni.

Tehergépkocsik esetén a szállítás alapdokumentuma a fuvarlevél, ha díj ellenében történő fuvarozásról van szó. Ha azonban egy vállalkozás tagja, munkatársa a cég saját autójával közlekedik, végzi a munkáját, akkor 7,5 tonna alatt nem kell sem menetlevelet, sem fuvarlevelet használni. 

Menetlevél helyett útnyilvántartás, ha van privát használat is

A menetlevél helyett útnyilvántartás vezetésére viszont szükség lehet, ha felmerülhet, hogy az autót valaki magáncélra is fogja használni. Ha a vállalkozásnak teherautója van, és kizárt a magánhasználat lehetősége, akkor elvileg nincs szükség az útnyilvántartásra sem a költségek elszámolásához. Ha viszont a furgont, kisbuszt, vagy főleg a személyautót magáncélra is használhatja valaki, akkor kell egy olyan nyilvántartás, ami alapján a céges és a privát használatot el lehet különíteni. Ehhez kell az útnyilvántartás, amiben rögzítjük a vállalkozás érdekében futott kilométereket. Az összes megtett kilométer és a vállalkozás céljára megtett utak aránya alapján számolhatjuk el a költségeket.

A csak céges célra használt autóknál elvileg nem kell

A csak céges célra használt járműveknél elvileg nem kell útnyilvántartás. Elvileg nem kell, mert nincs olyan szabály, ami előírná. A gyakorlatban viszont a NAV kötekedhet, ha nem tudunk olyan nyilvántartást felmutatni, ami a jármű használatát igazolná. Nem biztos, hogy elfogadnak egy adott városban kiállított üzemanyag-számlát, ha nincs útnyilvántartás, ami igazolná, hogy járt a jármű azon a településen az adott időben. A NAV gyakorlatilag sokkal több dokumentumot elvár, mint amit a jogszabályok előírnak. A vállalkozó feje felett folyamatosan ott lebeg a veszély, hogy valamely számla kifizetését indokolatlannak fogják minősíteni, mert úgy vélik, hogy az adott gazdasági esemény nem is történt meg a valóságban. Ezért mindenki igyekszik túlbiztosítani magát, s többszörös dokumentum-készítéssel lefedni minden tevékenységét.

Egyéni vállalkozók: útnyilvántartás vagy átalány

Egy egyéni vállalkozónak nehezebb a dolga. Gyakorlatilag akkor állíthatja csak, hogy a nevén levő járművet nem használja magáncélra, ha az vagy taxi vagy bérbeadásra használt jármű. Minden más esetben útnyilvántartást kell vezetnie, hogy el tudja a kettőt különíteni, hacsak nem átalányban számolja el a járműhasználat költségeit (egyéni vállalkozó havonta 500 km-t átalányban is elszámolhat, ebben az esetben az elszámolást nem kell semmilyen más dokumentummal alátámasztania).

Milyen nyomtatvány használható?

Az útnyilvántartás nem szigorú számadású nyomtatvány, nincs kötelezően előírt formája sem. Így arra sem vonatkozik semmilyen előírás, hogy papíron kellene vezetni. Használhatunk erre a célra fejlesztett számítógépes, telefonos programokat is. A ma elérhető programok már térkép alapján dolgoznak, a megtett út hosszát, sőt az útvonalakat is automatikusan állítják be a kezdő és célállomás meghatározása után. De vezethetjük akár egy sima táblázatban is.

Az útnyilvántartás kötelező tartalmát írja elő jogszabály – ez a személyi jövedelemadóról szóló törvényben található meg (1995. évi CXVII. tv. 5. melléklet II.7. pont). A törvény a következő adatokat várja el:

• az utazás időpontja
• az utazás célja (honnan hová utaztunk)
• a felkeresett üzleti partner megnevezése
• a közúton megtett kilométerek száma. 

A nyilvántartásban fel lehet tüntetni a tankolások idejét és adatait is, de ez nem kötelező.

Jó, ha van, akkor is, ha nem kötelező

Összegezve tehát: a menetlevél vezetése nem kötelező. Útnyilvántartást céges autókra akkor kell vezetnünk, ha el kell különíteni a magánhasználatot a vállalkozás érdekében végzett munkától. Minden más esetben az elszámolások könnyítése érdekében érdemes megfontolni az útnyilvántartás vezetését céges járművek használata során is.

A NAV korábban egy közleményben arra hívta fel a figyelmet, hogy a magán és céges használat elkülönítéséhez az adóhatóságnak nincs joga becsléssel megállapítani a kettő arányát. Úgy fogalmaztak, hogy ezzel a lépéssel ők átvennék az adózók igazolási kötelezettségét, ezt pedig nem tehetik. Ezért ha az útnyilvántartás adatai vitathatók vagy hiányosak, akkor azt a NAV egyáltalán nem tudja figyelembe venni. Úgy veszik, mintha a vállalkozó nem is vezetett volna útnyilvántartást, így egyetlen fillért sem számolhat el a gépkocsi futása alapján.

Nagy Csaba