Vállalatirányítási rendszerek az építőiparban

Az építőiparban minden nap határidők, anyagok, munkások és alvállalkozók összehangolása zajlik. És közben ott az adminisztráció, ami sok cég rémálma. Árajánlatok, szerződések, nyilvántartások, elszámolások: ezek mind rengeteg időt és figyelmet emésztenek fel. Sok vállalkozásnál a kollégák idejük nagy részét papírmunkával töltik, ahelyett, hogy a tényleges kivitelezésre, a projektek előrehaladására koncentrálhatnának.

A papíralapú nyilvántartás és az Excel-táblázatok ma már nemcsak időigényesek, hanem kockázatosak is. A digitális átállás ezért kulcsfontosságú: gyorsabbá, átláthatóbbá és pontosabbá teheti a mindennapi működést. Ebben segítenek a vállalatirányítási rendszerek. Patai Jánossal, a NEXEN IT Kft. szakmai vezetőjével beszélgettünk.

Patai János, a NEXEN IT Kft. társalapítója és szakmai vezetője. Több mint 10 éve foglalkozik fejlesztéssel, és ma a fejlesztői csapat irányítása mellett az értékesítés és az ügyfélkapcsolatok koordinálásáért is felel. Korábban japán befektetők felkérésére konzultánsként segített felépíteni egy európai színvonalú szoftverfejlesztő ügynökséget, melyet sikeresen átadtak a megbízók részére. Ezt követően alapította meg a NEXEN IT-t, ahol a projektek szervezésében és megvalósításában is aktívan részt vesz

Mikor érdemes vállalatirányítási rendszeren gondolkodni?

Sok cégvezető fejében ott motoszkál a gondolat: jó lenne rendet tenni az információk között, csökkenteni az adminisztrációt, és jobban átlátni a cég működését. Ugyanakkor érthető, ha félelmek is felmerülnek. Sokan már megégették magukat egy rosszul kiválasztott rendszerrel, vagy attól tartanak, hogyan fogadják majd a munkatársak a változást.

A leggyakoribb problémák, amelyek miatt mégis eljön a döntés pillanata:

• Szétszórt információk: adatok, szerződések, ajánlatok különböző rendszerekben, Excel-táblákban és e-mailekben kallódnak. Senki sem tudja pontosan, mi hol van.
• Átláthatatlanság: vezetőként nehéz összesíteni a teljes cégre vonatkozó adatokat, így a döntéshozatal lassú és bizonytalan.
• Túl sok adminisztráció: a kollégák idejük nagy részét papírmunkával töltik.
• Projektkövetési nehézségek: nem mindig világos, ki hol tart a feladataival, melyik munkás melyik építkezésen dolgozik, mikor kezdett és mikor fejezte be a munkát.
• Egységes rendszer hiánya: mindenki máshogy vezeti a saját területét, így nincs egy közös, megbízható forrás, ami alapján a cég teljes képe látszana.

Milyen rendszerek vannak?

Vállalatirányítási rendszerekből többféle megoldás létezik, amelyek az építőipari vállalkozások számára különböző előnyöket kínálnak.

• A “kész” megoldásokat előre lefejlesztett formában kínálják, általában előfizetéses rendszerben. Általános logikára épülnek, és elsősorban nagyobb KKV-k vagy multinacionális cégek tudják teljesen kihasználni őket. 
• Emellett elérhetők személyre szabott rendszerek is, amelyeket kifejezetten egy adott vállalkozás igényeire fejlesztenek. Ezek a kisebb vállalkozásoknak sokszor rugalmasabb és hatékonyabb megoldást jelentenek.

Vállalatirányítási rendszer

A vállalatirányítási rendszert  ERP-nek is szokták mondani, ami az Enterprise Resource Planning rövidítése, és Vállalati erőforrás-tervezést jelent. Ez olyan, mint egy óriási jegyzetfüzet, amibe minden fontos információ és adat rögzíthető és tárolható, átlátható és biztonságos formában a cégről. Például, hogy

• mennyibe kerül egy építkezés, mennyi anyagra van szükség,
• milyen anyagok vannak a raktárban, és mikor kell beszerezni újakat,
• mennyit kell fizetni a dolgozóknak, alvállalkozóknak, és ki, mikor, mennyit dolgozik,
• melyik ügyfélnek kell árajánlatot adni,
• milyen számlákat kell kiállítani, stb.

Ha például elkezdünk egy új építkezést, az ERP segítségével azonnal láthatjuk, mennyi anyagra van szükség és mennyibe fog kerülni a projekt. Nem kell külön táblázatokat, listákat vezetni papíron, mert minden egy helyen van.
De nemcsak erre alkalmas: a munkásaink, alvállalkozóink munkáját, munkaidejét is nyomon tudjuk követni vele. Abban az esetben, ha mobil applikáció is készül a rendszer mellé, GPS-jel alapján megnézhetjük, mikor érkezik meg egy dolgozó az építkezés területére: amint belép a meghatározott zónába, a rendszer automatikusan elindítja a munkaidő-nyilvántartást (önmagában a rendszer nem tudja ezt a funkciót, ez külön fejlesztést igényel).

CRM rendszer – ügyfélkapcsolatokhoz

A CRM (Customer Relationship Management) egy olyan rendszer, ami az ügyfelekkel való kapcsolatok kezelésére szolgál. A CRM egyébként az ERP rendszer része is lehet, ha a vállalkozásunk igényei ezt kívánják, de önállóan is használható.
Egyszerűen: segít emlékezni minden fontos dologra az ügyfelekről.

A CRM például:

• Rögzíti, hogy egy ügyfelet mikor kerestünk meg.
• Megmutatja, mely ügyfelek a “legfontosabbak” (kinél van közel a határidő, kinek van a legnagyobb projektje, ki az, akit más ajánlatokkal is meg tudunk keresni, stb.)

Ha például egy ügyfél érdeklődik egy építkezés iránt, a CRM rendszerben rögzíthető az összes beszélgetés, az elküldött árajánlat, és a következő teendők. Így senki sem felejti el a határidőt, és az ügyfél mindig időben választ kap.

Melyiket válasszuk?

• Ha kevesebb projektünk van, és főként az ügyfelekkel kapcsolatban szeretnénk “rendet tartani”, akkor a CRM a jobb választás.
• Ha több munkánk van egyszerre, sok anyagot és munkást, alvállalkozót kell összehangolni, érdemesebb az ERP-t választani. 
• Vannak olyan cégek is, amelyek csak CRM rendszert szeretnének, mert már van egy olyan, jól működő rendszer a birtokukban, amit nem akarnak lecserélni. Erre is van lehetőség. A modern rendszereknek ugyanis az egyik legnagyobb előnye, hogy szinte bármi “összeköthető” bármivel.
  A régebbi rendszereknél előfordulhat, hogy ezt nem vették figyelembe a fejlesztésnél. Olyan ez, mint egy hosszabbító. Ha a rendszer eleve úgy lett kialakítva, hogy csatlakoztatható legyen más megoldásokhoz, akkor elég egyszerűen „bedugni” a másik rendszert, és azonnal megindul az adatáramlás. (Ezt az informatikai nyelven API interfész kapcsolatnak hívjuk.) Ha a régi rendszert ilyen csatlakozási pontokkal tervezték meg, akkor ezekhez később is hozzá lehet kötni új rendszereket, és a két rendszer tud egymással kommunikálni. Ezzel időt és pénzt spórolhatunk, és a munkatársakat sem kell “leterhelnünk” egy teljesen új rendszer bevezetésével.
• Ha az igényünk összetettebb, akkor olyan rendszerben érdemes gondolkodni, ami ötvözi a CRM és az ERP rendszer hasznos funkcióit.

Moduláris bevezetés

A vállalatirányítási rendszerek egyik nagy előnye a moduláris bevezetés. Ez azt jelenti, hogy nem kell az egész rendszert egyszerre megvásárolni és használatba venni, hanem lépésről lépésre, modulonként lehet bevezetni.

A gyakorlatban ez úgy működik, hogy először a legfontosabb modul kerül bevezetésre, például a számlázás, a szerződéskészítés vagy az árajánlat-kezelés. Később, amikor a vállalkozás készen áll, fokozatosan hozzáadható a többi modul is. A rendszer ugyanis több, egymással összekapcsolható modulból is állhat, így a cég igényei szerint alakítható és bővíthető.

Egy építőipari vállalkozás esetében a modulok például a következők lehetnek:

• Pénzügy és könyvelés – költségkövetés, számlázás, alvállalkozói kifizetések
• Beszerzés – építőanyagok, gépek, szolgáltatások megrendelése, ár-összehasonlítás
• Raktárkezelés és logisztika – anyagok és gépek készletnyilvántartása, építési helyszínek közötti szállítás megszervezése
• Projekt- és erőforrás-menedzsment – munkagépek, munkaerő, alvállalkozók beosztása, határidők követése
• Értékesítés – ajánlatkérések kezelése, ügyfelekkel való kapcsolattartás, projektek státuszának nyomon követése
• HR – alkalmazottak felvétele, munkások munkaidejének rögzítése

Képzeljük el úgy, mintha egy megrendelő elektromos redőnyöket szeretne a későbbiekben. Már a nyílászáró beépítésekor előre ki kell alakítanunk a helyet és az elektromos vezetékeket, hogy a redőny később egyszerűen, gyorsan felszerelhető legyen. Ugyanez történik az ERP rendszerekkel: az első modulok már működnek, a későbbi modulok „helye” elő van készítve, így a rendszer bármikor bővíthető, anélkül, hogy újra kellene kezdeni mindent.

Mit kell tennünk, ha szeretnénk egy vállalatirányítási rendszert bevezetni? 

Az ERP/CRM rendszerek bevezetése, legyen az egyedi fejlesztésű vagy kész/előfizetéses rendszer, mindig alapos előkészítést igényel.
Az első és legfontosabb lépés egy részletes igényfelmérő beszélgetés (ez az egyedi rendszereknél különösen igaz, a kész rendszereknél nem mindig releváns, hiszen ott a legtöbb esetben már adott a kialakítás).
Az igényfelmérő beszélgetés során a fejlesztő feltérképezi, hogy 

• Milyen folyamatok zajlanak a cégben, és melyek a legkritikusabbak?
• Mi az, ami a legnagyobb kihívást, „mumust” jelenti a mindennapi működésben?
• Milyen célokat szeretnénk elérni a rendszerrel rövid és hosszú távon?
  Ennek a célja az, hogy az egyedi fejlesztésű rendszer tökéletesen illeszkedjen a vállalat működéséhez.

A hosszú távú célok meghatározása különösen fontos, ha modulárisan szeretnénk bevezetni a rendszert. A folyamatot elképzelhetjük építőkockákként: az egyes modulokat egymásra illesztjük, így a rendszer lépésről lépésre fejlődik a vállalkozásunk igényei szerint. 

Árajánlat készítés, szerződések vállalatirányítási rendszerrel

Egy jól bevezetett, kisebb vállalatirányítási rendszerbe például felvihetjük az anyagárakat, a munkadíjakat, a négyzetméterárakat, és bármikor frissíthetjük ezeket. Amennyiben igényünk van rá, a rendszer mobilról, tabletről is elérhető, így a helyszíni felmérés közben is rögzíthetjük a mért adatokat.

Például olyan funkció is van benne, ha a megrendelő nem kér teljesen egyedi megoldást, az árajánlat akár azonnal elkészülhet a felmérés után. Ezt megmutathatjuk neki a helyszínen, aláírathatjuk vele, és a rendszer képes azonnal PDF dokumentumot készíteni belőle, majd e-mailben elküldeni a megrendelőnek.

A megrendelő adatai automatikusan bekerülnek a rendszerbe, így pontos nyilvántartásunk lesz róla: mikor adtunk neki ajánlatot, milyen határidővel kell újra megkeresni – vagyis az utánkövetés is lényegesen egyszerűbbé válik.
Ugyanez a folyamat alkalmazható a szerződések esetében is. Kivitelezői és alvállalkozói szerződést egyaránt “össze tudunk rakni” a vállalatirányítási rendszer segítségével. 

Mesterséges intelligencia szerepe a vállalatirányítási rendszerekben

János elmondása szerint az utóbbi egy évben drasztikusan megváltoztak az igények: ma már szinte mindenki mesterséges intelligencia (AI) alapú fejlesztést szeretne – még az építőiparban is.

Vegyük példaként Józsefet, aki egy építőanyag-kereskedő cég tulajdonosa. Nyolc értékesítő dolgozik nála, és az idejük 90%-át az árajánlatok készítése viszi el. Ez rendkívül monoton feladat, és József attól tart, hogy a munkatársai kiégnek és elhagyják a céget. Bár már van ERP rendszere, szeretné mesterséges intelligenciával kiegészíteni, hogy tehermentesítse az értékesítőket.

Az elképzelése szerint a fejlesztő cég tud is segíteni:
az AI feldolgozza a beérkező árajánlatkéréseket, kiértékeli azokat, elkészíti a javasolt ajánlatot, majd “az asztalra teszi” az értékesítőnek, aki csak ellenőrzi és jóváhagyja azt. Ez hatalmas adminisztrációs terhet vesz le a csapat válláról, és sokkal több idejük marad a valódi értékesítésre és az ügyfélkapcsolatok építésére.

Vannak ezeknek a rendszereknek hátrányai?

A hátrányok leginkább nem magából a rendszerből adódnak. Mivel a fejlesztést és a bevezetést alapos igényfelmérés előzi meg, amit megrendelőként írásban is megkapunk, nem érhetnek minket olyan meglepetések, hogy nem azt kapjuk, amit vártunk.

Az emberi tényező viszont már nagyobb kockázatot jelent. Mit is jelent ez? Cégvezetőként, tulajdonosként fontos, hogy egy új rendszer bevezetésénél kikérjük azoknak a kollégáknak a véleményét, akik a rendszert majd napi szinten használni fogják. Érdemes megismerni az ő igényeiket, és tisztázni, hogy a vállalatirányítási rendszerek nem az eddig használt megoldások, vagy Excel-táblák funkcióit másolják, hiszen teljesen más elven működnek.

A munkatársakat javasolt felkészíteni és bevonni a folyamatba. Adjunk nekik szempontokat arra, miért fontos az új rendszer bevezetése a vállalkozás számára. Beszéljünk arról is, hogy energiát és időt kell majd fordítani a rendszer megtanulására, de hosszú távon ez közös érdek, hiszen nőhet a cég bevétele, kevesebb lesz az adminisztráció, és átláthatóbbak lesznek a folyamatok.

Mennyire biztonságosak ezek a rendszerek?

Az ERP és CRM rendszerek biztonsága magas szintű, ha megfelelően vannak bevezetve és karbantartva. Minden felhasználóhoz egyedi hozzáférés rendelhető, így az adatokhoz csak az illetékesek férnek hozzá. Az adatok titkosított csatornákon továbbítódnak, és a gyakori automatikus mentések biztosítják a helyreállíthatóságot.
A modern rendszerek megfelelnek az adatvédelmi szabályozásoknak, így az ügyféladatok védelme is garantált. A legnagyobb kockázat gyakran itt is az emberi tényezőből adódik, ezért fontos a kollégák megfelelő oktatása és a belső szabályok betartása. Összességében ezek a rendszerek sokkal biztonságosabbak, mint a papíralapú vagy Excel táblázat-alapú nyilvántartások.

Pályázhatunk is rá?

Igen. A NEXEN IT Kft. például hivatalosan is regisztrálva van az állami “Vállalkozz digitálisan” programban. Ez azt jelenti, hogy ha bármilyen digitalizációs pályázatot szeretnénk igénybe venni informatikai fejlesztésekre (például GINOP Plusz-1.2.4-24), cégük segít a fejlesztésben.
Hasonló lehetőségeket kínál a Creatit Kft. is, ha valaki előre konfigurált, kész ERP rendszert szeretne bevezetni.

Agócs Laura